Datenschutzerklärung von Centimo

Centimo, Version 1.0.0, in Kraft seit 01.04.2027

Hinweis zur Übersetzung. Bei diesem Dokument handelt es sich um eine deutsche Übersetzung, die ausschliesslich der Verständlichkeit dient. Massgeblich ist ausschliesslich die französische Fassung. Bei Widersprüchen geht der französische Text vor.

Die vorliegende Datenschutzerklärung (nachfolgend die "Erklärung") gilt für jede Person, die die Software Centimo nutzt (nachfolgend der "Dienst"), sowie für jede Person, die unsere Website besucht. Unter "Personendaten" versteht man alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

1. Kontaktangaben

Verantwortlicher:

company sa address number npa city Schweiz UID: CHE-000.000.000

Kontakt für Fragen zum Datenschutz: Nutzen Sie unser Formular für Datenschutzanfragen.

2. Anwendbares Recht

Die Bearbeitung Ihrer Daten richtet sich nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Centimo richtet sich derzeit an Kunden mit Sitz in der Schweiz; die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) findet daher auf die Bearbeitungen, die Centimo in eigenem Namen vornimmt, keine Anwendung.

Es obliegt hingegen dem Kunden zu beurteilen, ob seine eigene Tätigkeit ihn der DSGVO unterstellt, etwa wenn er Personen im EU/EWR-Raum Waren oder Dienstleistungen anbietet oder deren Verhalten beobachtet. In einem solchen Fall schliesst Centimo mit ihm auf Anfrage einen Datenschutz-Zusatz mit den von der DSGVO verlangten Garantien ab.

3. Art und Umfang der Datenerhebung

3.1 Direkt bei Ihnen erhobene Daten

Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (in gehashter Form gespeichert, nie im Klartext) sowie, sofern Sie diese aktivieren, technische Daten im Zusammenhang mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP-Secret) oder mit Passkeys (Passkeys, WebAuthn-Standard). Wenn Sie sich über Google oder Microsoft anmelden, erhalten wir die mit diesem Drittkonto verknüpfte Kennung und E-Mail-Adresse.
Organisationsdaten: Name Ihrer Organisation, Liste ihrer Owner und Mitglieder, Berechtigungsgruppen und versandte Einladungen.
Abrechnungsdaten: Stripe-Kundenkennung, abgeschlossenes Abonnement, Anzahl Seats, Status und Verlauf des Abonnements. Die eigentlichen Zahlungsdaten (Kartennummer usw.) werden direkt von Stripe erfasst und bearbeitet und weder an Centimo übermittelt noch von Centimo gespeichert.
Sicherheits- und Verbindungsdaten: IP-Adresse, Kennung des verwendeten Geräts (um jedes Konto jeweils auf eine einzige aktive Sitzung zu beschränken), Zeitstempel der Verbindungen, Audit-Protokoll der im Dienst durchgeführten Handlungen.
Support-Daten: mit unserem Support ausgetauschte Korrespondenz. Beim Angebot Enterprise wird der bevorzugte Zugang zum telefonischen Support anhand der zuvor als der Organisation zugehörig registrierten Telefonnummer überprüft.
Telefonanrufe beim Support: anrufende Nummer, Zeitstempel und Dauer des Anrufs, Tonaufzeichnung des Anrufs sowie dessen schriftliche Transkription. Die Anrufe werden von einem automatisierten Sprachassistenten entgegengenommen, der eine Transkription erstellt, um Ihr Anliegen einzuordnen und gegebenenfalls ein Support-Ticket zu eröffnen oder den Anruf an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiterzuleiten. Sie werden zu Beginn jedes Anrufs darüber informiert. Wir bitten Sie, bei diesen Anrufen nur die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlichen Informationen mitzuteilen.
Im Dienst erfasste Buchhaltungsdaten: siehe die nachstehende Anwendungsbereichsbegrenzung.

3.2 Beim Besuch unserer Website erhobene technische Daten

IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem, Cookies, aufgerufene Seiten, Herkunfts-URL, Zeitstempel. Siehe Artikel 7 (Cookies und Tracker) für die Einzelheiten der verwendeten Technologien und Ihre Verwaltungsmöglichkeiten.

3.3 Weitergabe innerhalb Ihrer Organisation

Der Dienst ermöglicht es dem Inhaber einer Organisation, weitere Personen einzuladen (Mitarbeitende, Mit-Owner, externe Treuhandstelle usw.) und ihnen mittels Berechtigungsgruppen differenzierte Zugriffsrechte zu erteilen. Der Inhaber der Organisation behält die Kontrolle über diese Zugriffsrechte und kann sie jederzeit einschränken oder widerrufen. Centimo übt keine Kontrolle über die Entscheidung eines Organisationsinhabers aus, einen Dritten einzuladen oder nicht.

3.4 Anwendungsbereich: Ihre Kontodaten, nicht die Daten Ihrer eigenen Kunden

Die vorliegende Erklärung erfasst Ihre Personendaten als Nutzer des Dienstes. Sie erfasst nicht Personendaten, die Sie im Rahmen Ihrer eigenen Geschäftstätigkeit in den Dienst eingeben oder importieren (zum Beispiel Daten aus Rechnungen oder Buchhaltungsbelegen, die Ihre eigenen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden betreffen). Für solche Daten handelt Centimo als Auftragsverarbeiter für Sie, während Sie Verantwortlicher bleiben; die anwendbaren Modalitäten sind im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben, der unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen ergänzt.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Bearbeitung

Gemäss dem DSG ist eine Datenbearbeitung rechtmässig, sofern sie die Grundsätze der Rechtmässigkeit, von Treu und Glauben, der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung beachtet und die Persönlichkeit der betroffenen Person nicht widerrechtlich verletzt. Wir bearbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

Erforderlich für die Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Vertrags:

Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos, Zugang zum Dienst;
Abrechnung, Verwaltung der Abonnements und Inkasso;
Bereitstellung des Supports.

Gestützt auf unser berechtigtes Interesse:

Sicherheit des Dienstes und Ihres Kontos (Authentifizierung, Erkennung anormaler Nutzung, Beschränkung auf eine aktive Sitzung pro Konto);
Verbesserung des Dienstes anhand aggregierter oder anonymisierter Nutzungsstatistiken;
Betrugs- und Missbrauchsprävention;
Wahrung unserer Rechte im Streitfall.

Gestützt auf eine gesetzliche Pflicht:

Einhaltung unserer buchhalterischen, steuerlichen und regulatorischen Pflichten.

Gestützt auf Ihre Einwilligung, sofern erforderlich (zum Beispiel für bestimmte nicht wesentliche Cookies, siehe Artikel 7): Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass dies die Rechtmässigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Bearbeitung berührt.

5. Datenweitergabe und Empfänger

Ihre Daten können, im streng für die oben beschriebenen Zwecke erforderlichen Umfang, an folgende Empfänger weitergegeben werden:

Empfänger	Rolle	Standort
Infomaniak	Hosting der Infrastruktur und der Daten	Schweiz
Stripe	Abwicklung der Zahlung für Ihr Centimo-Abonnement (Zugang zum Dienst), ohne Zusammenhang mit einer allfälligen Rechnungsstellungs- oder Buchhaltungsfunktion innerhalb des Dienstes selbst	Siehe die Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/legal/privacy-center (Gesellschaften, Standort und anwendbare Übermittlungsgarantien, direkt von Stripe aktuell gehalten)
Microsoft (Microsoft Graph)	Versand transaktionaler E-Mails (Kontobestätigung, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen usw.)	Der Microsoft 365/Entra-Tenant von company sa ist der Schweiz zugeordnet; Microsoft gibt an, dass der Datenstandort dieses Tenants auf "Rechenzentren, die den EU-Standardvertragsklauseln entsprechen" beruht, das heisst, der physische Standort der Daten ist nicht auf die Schweiz oder den EU/EWR-Raum garantiert, der Schutz beruht stattdessen auf den EU-Standardvertragsklauseln als Übermittlungsgarantie.
Twilio	Vermittlung der ein- und ausgehenden Telefonanrufe des Supports sowie deren vorübergehende Aufzeichnung	Vereinigte Staaten. Die Aufzeichnung wird von Centimo auf das eigene Schweizer Hosting (Infomaniak) heruntergeladen und anschliessend aus der Infrastruktur von Twilio gelöscht; sie wird dort somit nicht dauerhaft aufbewahrt. Übermittlungsgarantie: Standardvertragsklauseln. Siehe twilio.com/legal/privacy
Anthropic	Bearbeitung der Transkription des Anrufs durch den automatisierten Sprachassistenten (Sprachmodell)	Vereinigte Staaten. Anthropic gibt an, die über seine kommerzielle API übermittelten Daten nicht zum Training seiner Modelle zu verwenden. Übermittlungsgarantie: Standardvertragsklauseln. Siehe anthropic.com/legal/privacy
Cloudflare	Schutz vor Bots und Missbrauch (CAPTCHA) bei der Kontoerstellung und auf den öffentlichen Kontakt-/Datenschutzformularen	Vereinigte Staaten. Übermittlungsgarantie: Standardvertragsklauseln. Siehe cloudflare.com/privacypolicy
Google, Microsoft	Single Sign-on (SSO), nur sofern Sie diesen selbst aktivieren, mit Ihrem eigenen persönlichen Google- oder Microsoft-Konto	Abhängig vom von Ihnen verwendeten Drittkonto und dessen eigenem, für jeden Nutzer spezifischen Standort. Centimo hat weder Kenntnis noch Kontrolle über diesen Standort. Siehe die jeweiligen Datenschutzerklärungen von Google und Microsoft für weitere Informationen.

Diese Dienstleister nutzen Ihre Daten nur im Auftrag von Centimo und gemäss unseren Anweisungen. Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht an Dritte und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

6. Datenübermittlung ins Ausland

Unsere Daten werden in der Schweiz gehostet (Infomaniak). Bestimmte in Artikel 5 genannte Empfänger bearbeiten Daten jedoch vom Ausland aus: Stripe (siehe den in Artikel 5 angegebenen Link für die Einzelheiten der anwendbaren Garantien), Microsoft, dessen genauer Datenstandort nicht auf die Schweiz oder den EU/EWR-Raum garantiert ist, sondern auf den EU-Standardvertragsklauseln als Übermittlungsgarantie beruht (siehe Artikel 5), sowie Twilio und Anthropic für die Telefonanrufe beim Support und deren Transkription, sowie Cloudflare für den Schutz vor Bots bei der Kontoerstellung und auf den öffentlichen Formularen (siehe Artikel 5). Diese Übermittlungen profitieren von mit dem DSG konformen Garantien (vom Bundesrat als angemessen anerkannte Staaten oder Standardvertragsklauseln).

7. Cookies und Tracker

Der Dienst verwendet ausschliesslich Cookies und ähnliche Technologien, die für seinen Betrieb unbedingt erforderlich sind. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und bislang auch kein Instrument zur Reichweitenmessung.

Technologie	Zweck	Rechtsgrundlage	Aufbewahrungsdauer
Session-Cookie	Aufrechterhaltung Ihrer aktiven Anmeldesitzung, damit Sie sich nicht bei jedem Besuch erneut anmelden müssen	Erforderlich für die Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes)	7 Tage, erneuert bei jeder aktiven Nutzung des Dienstes
Lokaler Browser-Speicher (localStorage)	Speicherung bestimmter Präferenzen und gerätespezifischer technischer Informationen, um das ordnungsgemässe Funktionieren und die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten	Erforderlich für die Vertragserfüllung (Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes)	Auf Ihrem Gerät gespeichert, bis Sie diese löschen

Da diese beiden Elemente für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes unbedingt erforderlich sind, bedürfen sie keiner vorgängigen Einwilligung. Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen (Cookies und Website-Daten), gegebenenfalls verbunden mit einer Abmeldung und dem Zurücksetzen bestimmter Präferenzen.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen um, die den anerkannten Branchenstandards entsprechen und Ihre Daten vor jeder unbefugten Manipulation, jedem Verlust, jeder Zerstörung sowie jedem unbefugten Zugriff oder jeder unbefugten Offenlegung schützen sollen, insbesondere:

Verschlüsselung der Kommunikation (HTTPS/TLS);
Hashing der Passwörter;
Unterstützung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) und von Passkeys (Passkeys, WebAuthn);
Beschränkung jedes Kontos auf jeweils eine aktive Sitzung, mit Alarmierung bei Erkennung einer anormalen Nutzung;
Protokollierung sensibler Handlungen zu Nachvollziehbarkeitszwecken (180 Tage aufbewahrt);
kontrollierte Verwaltung der Infrastruktur-Geheimnisse (verschlüsselte Anwendungsgeheimnisse, nie im Klartext gespeichert);
regelmässige, automatisierte Sicherungen der Datenbank, die eine Wiederherstellung im Störungsfall ermöglichen;
interner Zugriff des Personals von Centimo auf Daten, beschränkt nach dem Prinzip des geringsten Privilegs, auf ausschliesslich jene Personen, die diesen im Rahmen ihrer Funktion benötigen.

Wir können jedoch keine absolute Sicherheit der Datenübertragung über das Internet garantieren; insbesondere die Übermittlung per E-Mail birgt ein Risiko des Abfangens durch Dritte.

9. Profiling und automatisierte Entscheidungen

Wir verwenden Ihre Daten nicht für vollständig automatisierte Entscheidungen, die Ihnen gegenüber Rechtswirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, ohne menschliches Eingreifen.

Der in Artikel 3.1 beschriebene automatisierte Sprachassistent ordnet Ihr Anliegen ein und kann gegebenenfalls ein Support-Ticket eröffnen oder den Anruf an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiterleiten. Diese Vorgänge entfalten Ihnen gegenüber keine Rechtswirkung und beeinträchtigen Sie nicht erheblich; Sie können jederzeit verlangen, mit einer Person verbunden zu werden, oder uns an die in Artikel 14 angegebene Adresse schreiben.

10. Aufbewahrungsdauer

Konto- und Organisationsdaten: aufbewahrt, solange das Konto aktiv ist. Bei inaktiven Konten der Formel Free werden die Daten 180 Tage ab der letzten Aktivität aufbewahrt und anschliessend gelöscht. Bei Organisationen, die über ein kostenpflichtiges Abonnement verfügt haben, werden die Daten nach Beendigung der Vertragsbeziehung aufbewahrt, damit Sie Ihren eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachkommen können (Art. 958f OR, grundsätzlich 10 Jahre), und spätestens 10 Jahre nach Beendigung dieser Beziehung gelöscht. Sie können jederzeit gemäss dem in Artikel 11.2 beschriebenen Verfahren eine vorzeitige Löschung verlangen.
Aufzeichnungen und Transkriptionen der Support-Anrufe: aufbewahrt zusammen mit dem Anruf, auf den sie sich beziehen, und gelöscht zusammen mit den Konto- und Organisationsdaten gemäss den vorstehenden Regeln.
Audit-Protokolle: 180 Tage.
Abrechnungsdaten: aufbewahrt während der Dauer, die unsere gesetzlichen buchhalterischen und steuerlichen Aufbewahrungspflichten vorschreiben (grundsätzlich 10 Jahre nach schweizerischem Recht).
Technische Betriebsdaten (Systemprotokolle usw.): für eine begrenzte Dauer aufbewahrt, grundsätzlich weniger als zwölf Monate.

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

11. Ihre Rechte

Gemäss dem DSG (Art. 25 ff.) haben Sie folgende Rechte an Ihren Personendaten:

Auskunftsrecht: Bestätigung erhalten, dass Sie betreffende Daten bearbeitet werden, und davon eine Kopie erhalten;
Berichtigungsrecht: unrichtige Daten berichtigen lassen;
Recht auf Einschränkung oder Widerspruch, in den gesetzlich vorgesehenen Fällen;
Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten;
Recht auf Löschung, im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere buchhalterischer und steuerlicher Art).

11.1 Wie Sie Ihre Rechte ausüben Reichen Sie Ihr Anliegen über unser Formular für Datenschutzanfragen ein, das direkt einen von unserem Support-Team bearbeiteten Vorgang eröffnet.

11.2 Identitätsprüfung Um zu verhindern, dass ein Gesuch von einer nicht berechtigten Person gestellt wird, insbesondere bei jedem Gesuch um vollständige Löschung der Daten, bitten wir die gesuchstellende Person, ihre Identität mittels eines Dokuments nachzuweisen, das belegt, dass sie tatsächlich Inhaberin der betreffenden Daten ist. Diese Prüfung dient ausschliesslich dem Schutz Ihrer Daten vor einer von einem unbefugten Dritten verlangten Löschung.

Das zu diesem alleinigen Zweck übermittelte Ausweisdokument wird gelöscht, sobald die Prüfung vorgenommen wurde, spätestens jedoch 30 Tage nach Abschluss des Gesuchs. Wir bewahren anschliessend lediglich einen Nachweis der Prüfung selbst auf — Datum, Art des vorgelegten Dokuments, prüfende Person und Erledigung des Gesuchs — und zwar während 10 Jahren, entsprechend der ordentlichen vertraglichen Verjährungsfrist nach schweizerischem Recht (Art. 127 OR), damit Centimo bei einer späteren Streitigkeit belegen kann, dass sie die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen hat, etwa falls die Person, deren Daten gelöscht wurden, geltend macht, das Gesuch nie gestellt zu haben (Identitätsmissbrauch, unbefugter Zugriff auf ihr Postfach usw.). Dieser Nachweis enthält keine Kopie des Ausweisdokuments.

11.3 Antwortfrist Wir verpflichten uns, Ihr Gesuch so rasch wie möglich zu beantworten.

11.4 Beschwerde Sie haben das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Beschwerde einzureichen.

12. Links zu Websites Dritter

Der Dienst oder unsere Website können Links zu Websites Dritter enthalten. Centimo übt keine Kontrolle über solche Websites aus und lehnt jede Verantwortung für deren Inhalt oder deren Datenschutzpraktiken ab.

13. Änderung dieser Erklärung

Wir können die vorliegende Erklärung ändern, insbesondere um einer Weiterentwicklung des Dienstes oder der anwendbaren Regulierung Rechnung zu tragen. Massgebend ist die auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Jede wesentliche Änderung wird Ihnen vor deren Inkrafttreten per E-Mail und/oder über den Dienst mitgeteilt.

14. Kontakt

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